Überblick
Kontext
Was
Eine dreitägige Arbeitskonferenz — auch bekannt als “die letzte ihrer Art”.
Wer
170 Wikimedianer*innen:
- 140 Vertreter*innen der Wikimedia-Mitgliedsorganisationen
- 25 Mitarbeitende und Vorstandsmitglieder der Wikimedia Foundation (WMF)
- 8 Mitglieder des Movement Charter Drafting Committee (MCDC)
Wo
Berlin, Deutschland
Wann
19. bis 21. April 2024
Warum
Der Gipfel verfolgte zwei Ziele:
- Gemeinsame Position zur Movement-Charta: Die Vertreter*innen der internationalen Wikimedia-Chapter sollten eine gemeinsame Position zum Entwurf der Movement-Charta erarbeiten und verabschieden. Diese Position ging dann an den MCDC. Er passte den Entwurf entsprechend an, um die Chancen auf eine Ratifizierung zu erhöhen.
- Zukunft der globalen Mitgliedertreffen: Der WMS24 war der letzte Summit, den Wikimedia Deutschland konzipiert und ausgerichtet hat. Deshalb ging es auch um die Zukunft solcher Treffen.
Hintergrund
Die Teilnehmenden knüpften an vier Jahre gemeinsame Strategiearbeit an. Daraus war die Vereinbarung entstanden, eine Movement-Charta zu entwickeln. Viele hatten schon an früheren Summits und anderen Wikimedia-Veranstaltungen teilgenommen. Das sorgte für ein starkes Gemeinschaftsgefühl.
Organisation
Organisiert wurde der Gipfel von einem Programm- und Logistikteam aus Mitarbeitenden von Wikimedia Deutschland (WMDE). Dazu kam ein externes Design- und Moderationsteam, das Movement Ecology Collective. Die Aufsicht lag bei einem Lenkungsausschuss. Ihm gehörten Mitarbeitende von Wikimedia Deutschland und der Wikimedia Foundation an, außerdem die Vorstandsvorsitzenden beider Organisationen und Vertreter*innen des MCDC. Finanziert wurde der Gipfel von WMF und WMDE.
Parallele Tracks
Beim WMS24 gab es für einige Sitzungen zwei parallele Tracks, für eine Sitzung sogar drei:
- Movement Governance: Schritt für Schritt Feedback geben und Vorschläge erarbeiten, um den Entwurf der Movement-Charta zu verbessern
- Die Zukunft globaler Mitgliederversammlungen: ausloten, wie es nach dem WMS24 mit solchen Treffen weitergeht
- Open Space: Raum für die Teilnehmenden, eigene Themen moderiert zu diskutieren
Dieses Playbook behandelt den Prozess im Track “Movement Governance”.
Ergebnisse
- 46 Vorschläge wurden von den Teilnehmenden erarbeitet
- 106 Stimmen vor Ort wurden abgegeben
- Alle Vorschläge wurden angenommen
- Ein großer Teil der Vorschläge erreichte eine Zustimmung von über 90%
- Selbst vermeintlich umstrittene Vorschläge fanden breite Unterstützung
- Die Ergebnisse wurden an den MCDC weitergeleitet, der den Charta-Entwurf entsprechend anpasste
Reflexionen
Was gut funktioniert hat
- Das Motto “Gut genug ist perfekt” setzte den richtigen Ton und wurde von den Teilnehmenden aufgegriffen
- Die iterative Struktur mit mehreren Gallery Walks schuf Vertrauen in den Prozess
- Anerkennung als Feedback-Kategorie trug zu einer konstruktiven Atmosphäre bei
- Die Übung Spectrum Lines war ein guter Eisbrecher
- Ab Schritt 7 entstand ein Flow-Gefühl — Teilnehmende und Moderator*innen waren vertraut mit dem Prozess und fanden schnell ins Arbeiten
- Die Konvergenzmaschine funktionierte: Aus breit gestreutem Feedback entstanden fokussierte, mehrheitlich unterstützte Vorschläge
- Das technische Support-Team war jederzeit zur Stelle und reagierte auf alle Herausforderungen
Was wir anders machen würden
- Mehr Zeit für die Finalisierung (Schritt 9): Der Wortlaut einiger Vorschläge war nicht klar genug — das führte zu mehr Enthaltungen
- Mehr Zeit für die Abstimmungsvorbereitung (Schritt 10): Vorschläge abzutippen und in die Umfrage einzufügen war mühsamer als erwartet
- Verständnisfragen von Anfang an zulassen (Schritt 11): Wir haben erst im Laufe der Abstimmung gelernt, diese aktiv zu fördern
- Zugang zur Umfrage vorab testen: Der QR-Code funktionierte gut auf Mobiltelefonen, aber nicht auf Laptops
- WLAN-Kapazität sicherstellen: Die gleichzeitige Nutzung durch alle Teilnehmenden belastete das Netzwerk stark
- Nächste Schritte besser kommunizieren (Schritt 14): Die Teilnehmenden hätten mehr Informationen zum Ratifizierungsprozess gebraucht
- Wordly (Echtzeitübersetzung) war hilfreich — künftig in mehr Räumen einsetzen
Infrastruktur und Support
Das Infrastruktur- und Supportteam des WMS24 war eine große Hilfe. Einige Räume waren mit Wordly ausgestattet, einer Software für Echtzeitübersetzung. So konnten sich die Teilnehmenden in ihrer eigenen Sprache ausdrücken. Das technische Support-Team war jederzeit erreichbar. Außerdem hatten wir einen Gruppenchat mit dem Support-Team – so konnten Moderator*innen es direkt ansprechen und um Unterstützung bitten.
Haftnotizen als Schlüsselwerkzeug
Haftnotizen waren für den Prozess unverzichtbar. Wir setzten sie bei den Gallery Walks und in den Themengruppen ein. Wollten die Teilnehmenden den Inhalt eines Templates ändern, entfernten sie einfach die alte Haftnotiz und schrieben eine neue – statt Text auf dem Template durchzustreichen. So blieben die Templates sauber und ließen sich immer wieder verwenden.
Keynote-Speaker*in
Amitabh Behar, CEO von Oxfam International, war unser Keynote-Speaker. Er teilte seine Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Dezentralisierung von Oxfam in autonome, geografisch gegliederte Organisationen. Seine Rede vermittelte eine klare Botschaft: “Wir sind nicht allein, andere stehen vor derselben Situation.”
Übung “Verbundenheit”
Ein wichtiger Stakeholder befürchtete, die Teilnehmenden würden sofort in einen Kritikmodus wechseln und den Entwurf der Movement-Charta zerpflücken. Diese Übung sollte dem entgegenwirken: Sie half den Teilnehmenden, einander als Menschen zu sehen und die Vielfalt der Gründe für ihre Teilnahme anzuerkennen. Das schuf eine Atmosphäre von Respekt und Wertschätzung, die den Rest der Veranstaltung prägte.
1. Rahmen setzen
Keynote-Speaker Amitabh Behar, CEO von Oxfam, sprach über den Wandel seiner Organisation. Er berichtete, wie Oxfam die eigene koloniale Vergangenheit aufgearbeitet hatte und teilte seine Erfahrungen aus diesem Prozess. Seine Rede machte den Teilnehmenden Mut: Sie zeigte, dass auch andere Organisationen wichtige strukturelle Veränderungen bewältigen konnten. Das half, sich den anspruchsvollen Aufgaben des WMS24 zu stellen.
Der Staatsminister im Auswärtigen Amt, Tobias Lindner, hielt die Begrüßungsrede. Er stellte die Arbeit des globalen Wikimedia-Movements in den Kontext aktueller Herausforderungen — etwa KI-Entwicklung, wachsende globale Konflikte und Einfluss von Social-Media-Plattformen. Zudem würdigte er die Arbeit von Wikipedia und den weiteren Wikimedia-Projekten.
Der Veranstaltungsort hatte einen großen Saal mit Bühne, der als Plenarsaal diente. Dort fand neben der Eröffnungszeremonie auch die Übung “Spectrum Lines” statt, bei der sich die Teilnehmenden im Raum bewegten.
Die Eröffnungszeremonie war entscheidend für das Framing der gesamten Veranstaltung. Beim WMS24 betonten wir zwei Dinge: wie wichtig das Loslassen ist. Und den iterativen Charakter der Arbeit: Ein Schritt nach dem anderen. Daraus wurde unser Motto: “Gut genug ist perfekt!”
“Spectrum Lines” auf dem WMS24: Bei dieser Übung positionierten sich die Teilnehmenden im Raum entlang einer gedachten Linie – je nachdem, welcher Antwort sie sich zuordneten. Wir stellten fünf Fragen: Wie weit bist du gereist? An wie vielen Summits hast du teilgenommen? Wie vertraut bist du mit Governance? Wie leicht fällt dir Dankbarkeit? Wie leicht fällt dir Loslassen? Eine gute Aufwärmübung. Zusätzlich fragte der MC, für wen es der erste Summit war – die Neulinge bekamen großen Applaus. Wichtig, um zwischen erfahrenen Teilnehmenden und Neulingen keine unausgesprochene Hierarchie entstehen zu lassen.
Übung “Loslassen”: Diese Übung sollte eigentlich Teil der Eröffnungszeremonie sein. Doch uns lief die Zeit davon. Also mussten wir die Übung “Loslassen” loslassen — ein Wortspiel, das beim Publikum gut ankam. Und es zeigte: Wir Moderator*innen lebten “gut genug ist perfekt” vor!
2. Feedback generieren
Wir starteten mit der Movement-Charta als erstem Entwurf, aufgeteilt in acht Themen.
Für das Feedback der Teilnehmenden veranstalteten wir einen Gallery Walk. Dafür stellten wir acht A0-Pinnwände auf – eine für jedes Thema. Die Teilnehmenden gaben ihr Feedback per Post-it.
Einige Stakeholder befürchteten, die Teilnehmenden könnten den Entwurf vehement kritisieren und so eine negative, kontroverse Stimmung erzeugen. Deshalb banden wir Dankbarkeit und Anerkennung in alle Schritte des Prozesses ein — zusätzlich zum Framing des MC im Plenum. Konkret machten wir “Anerkennung” zu einer von vier Feedback-Kategorien.
3. Feedback interpretieren
Auf dem WMS24 sammelten die Teilnehmenden beim ersten Gallery Walk Feedback zur Movement-Charta. Es diente als Input für diese Session.
Auf Pinnwänden brachten wir das Feedback in Gruppen-Arbeitsräume, wo es von den einzelnen Themengruppen gebündelt und dann in kleineren, selbstorganisierten Arbeitsgruppen diskutiert wurde.
Für die Themengruppen war das der erste gemeinsame Termin – die erste Chance, eine Arbeitsbeziehung aufzubauen. Die Vorstellungsrunde zu Beginn half dabei.
4. Vorschläge entwickeln
Nach dieser Session hatte jede Themengruppe ein ausgefülltes Template im Format A0, beschrieben mit A5-Haftnotizen. Das Template bot nur Platz für drei Post-its pro Kategorie – Anerkennung, Verbesserungen, Dealbreaker, weiterführende Ideen. Diese Begrenzung zwang die Arbeitsgruppen dazu, ihre Vorschläge kurz zu fassen oder die wichtigsten auszuwählen.
5. Vorschläge präsentieren und Feedback generieren
Vor dieser Session brachten wir alle Templates der Themengruppen in den großen Saal. Alle Gruppen hatten ihre Templates ausgefüllt. Das zeigte: Der Prozess funktionierte wie vorgesehen. Der erste Test unserer “Konvergenzmaschine” war ein Erfolg!
6. Divergieren und austauschen
Die Teilnehmenden konnten in ihrer eigenen Themengruppe bleiben, oder eine andere besuchen, um dort Feedback einzubringen und Perspektiven auszutauschen. Weitgehend entschieden sie nach individuellem Interesse, in welche andere Gruppe sie gingen. Mehr Abstimmung hätte hier den Austausch zwischen den Gruppen aber noch verstärkt.
Einige Teilnehmende wollten gleich mehrere andere Gruppen besuchen. Auch das zeigte: Individuelle Bedürfnisse hatten für viele hohe Priorität. Moderator*innen könnten das künftig gezielter aufgreifen und die Gruppen dabei unterstützen, stärker kollektiv zu handeln.
7. Vorschläge verbessern
Zu diesem Zeitpunkt herrschte spürbar flow: Die Teilnehmenden und Moderator*innen waren jetzt mit dem Prozess vertraut, sie “wussten, wie es geht” — so verlief dieser Teil reibungslos.
8. Vorschläge präsentieren und Feedback generieren (Gallery Walk III)
Das war der letzte Gallery Walk beim WMS24. Die Zahl der Rückmeldungen nahm ab. Das ließ zwei Deutungen zu: Entweder waren die Teilnehmenden zunehmend einer Meinung und zufrieden mit der Qualität der Ergebnisse – oder einfach bereit, loszulassen!
9. Vorschläge fertigstellen
In dieser Session ging es lebhaft zu. Geplant war, dass sie von zwei Lead-Moderator*innen geführt wird. Tatsächlich halfen auch einige Breakout-Moderator*innen mit, um den Prozess zu unterstützen. Viele Hände schaffen schnelles Ende!
Für den Feinschliff am Wortlaut blieb allerdings nicht genug Zeit. Dadurch waren die endgültigen Vorschläge nicht durchweg so klar und verständlich, wie sie hätten sein können. Das führte bei der Schlussabstimmung zu mehr Enthaltungen bei einigen Vorschlägen.
Lektion: Diese Phase braucht mehr Zeit als gedacht. Plane hier lieber grosszügiger.
10. Vorschläge für die Abstimmung vorbereiten
Hier wurde es knapp — wir hatten den Zeitaufwand für diesen Schritt unterschätzt. Die Breakout-Moderator*innen halfen beim Abtippen der Vorschläge, die auf großen Haftnotizen festgehalten waren.
Jeden einzelnen Vorschlag in die Online-Umfrage zu kopieren, war mühsam und erforderte viel Konzentration, um Fehler zu vermeiden.
Lektion: Prüfe vorab, ob euer Zugang zur Umfrage alle nötigen Funktionen bietet. Gehe den gesamten Prozess vorher einmal durch.
11. Über die Vorschläge abstimmen
Für die Abstimmung nutzten wir Slido als Online-Umfrage. Die Teilnehmenden erhielten Zugang über einen QR-Code auf dem Bildschirm. Das funktionierte gut auf dem Smartphone – vom Laptop aus ließ sich die Umfrage aber nicht so einfach aufrufen.
Zunächst luden wir die Teilnehmenden nicht aktiv dazu ein, Verständnisfragen zu stellen. Das führte zu Diskussionen unter ihnen. Also passten wir den Prozess spontan an: Wir förderten Verständnisfragen jetzt gezielt und ließen sie von Teilnehmenden mit entsprechendem Wissen für alle beantworten.
Auf manche Verständnisfragen gab es keine eindeutige Antwort. Der MC schlug deshalb vor, im Zweifel “Keine Antwort” anzuklicken. Die Zahl der Enthaltungen war damit auch ein Indikator für die Qualität der vorgelegten Vorschläge.
Lektion: Teste den Zugang zur Umfrage vorab. Und schafft von Anfang an Raum für klärende Fragen zu Ablauf und Inhalt.
12. Ergebnisse aufbereiten
Sorgt für eine gute Internetverbindung! Bei uns stimmten alle Teilnehmenden über ihr Smartphone ab – das brachte das WLAN an seine Grenzen. Unser Abstimmungsleiter musste in einen anderen Gebäudeteil ausweichen.
Lektion: Diese Phase ist aufregend, aber auch nervenaufreibend – bei allen Beteiligten kann sie starke Emotionen auslösen. Stimmt euch deshalb vorab mit den relevanten Stakeholdern ab, wie ihr die Daten analysiert und präsentiert.
13. Ergebnisse präsentieren und feiern
Die Präsentation der Ergebnisse war ein echter Höhepunkt: alle Vorschläge wurden angenommen — ein großer Teil mit deutlicher Mehrheit. Selbst vermeintlich umstrittene Vorschläge erreichten eine Zustimmung von über 90%.
Nach einem Überblick über die Zustimmungsraten las der MC die 12 bestbewerteten Ergebnisse mit den entsprechenden Zustimmungsraten vor.
14. Abschluss und Vorschau
Der MCDC – die Gruppe, die die Ergebnisse weiterverarbeitete – kam auf die Bühne und erläuterte, wie es nun weitergehen würde. Wir hatten sie im Vorfeld darum gebeten. Der Auftritt nahm den Teilnehmenden die Sorge, ihre Arbeit sei nur eine Übung gewesen: Sie sollte tatsächlich in die Movement-Charta einfließen. Wir hätten den Teilnehmenden allerdings noch besser erklären können, wie die nächsten Schritte zur Ratifizierung aussehen.
Die Abschlussrede hielt Maryana Iskander, Geschäftsführerin der Wikimedia Foundation. Sie dankte den Teilnehmenden für ihre harte Arbeit und ihr Mitwirken am Veränderungsprozess des globalen Wikimedia-Movements.
15. Reflektieren und lernen
Am Tag nach dem Summit hielten wir eine Nachbesprechung mit dem Programm- und Logistikteam ab. Dabei reflektierten wir unsere eigenen Erfahrungen und gaben uns gegenseitig Feedback, solange die Eindrücke noch frisch waren. Das half uns, wichtige Erkenntnisse herauszuarbeiten. Zusätzlich führte jedes Team eine eigene interne Nachbesprechung durch.
Die Antworten der Teilnehmenden aus dem Feedback-Formular analysierte anschließend ein Berater. Der Bericht wurde dem gesamten Wikimedia-Movement zur Verfügung gestellt.