1. Rahmen setzen
Auf dem Wikimedia Movement Summit 2024 war die Eröffnungszeremonie ein zentrales Element des ersten Tages.
Keynote: In seiner Keynote beschrieb Amitabh Behar (CEO von Oxfam) den Wandel von Oxfam zur Überwindung seiner kolonialen Vergangenheit und berichtete von seinen Erfahrungen und Erkenntnissen aus diesem Prozess. Seine Rede hatte eine ermutigende Botschaft und gab den Teilnehmenden die Gewissheit, dass andere Organisationen vor ähnlichen Herausforderungen und Chancen stehen – eine wichtige Motivation, um sich den anspruchsvollen Aufgaben des WMS24 zu stellen.
Politischer Kontext: Die Begrüßungsrede des deutschen Staatsministers des Auswärtigen, Tobias Lindner, stellte die Wikimedia-Bewegung in den aktuellen gesellschaftlichen Kontext (KI-Entwicklung, zunehmende globale Konflikte, Social-Media-Plattformen usw.). Er übermittelte den Teilnehmenden seine Wertschätzung für die Arbeit von Wikipedia und anderen Wikimedia-Projekten, insbesondere im skizzierten Kontext.
Veranstaltungsort: Der Veranstaltungsort verfügte über einen großen Saal mit einer Bühne, der als Plenarsaal diente. Neben der Eröffnungszeremonie fand dort auch die Spektrallinien-Übung Platz, für die sich die Teilnehmenden im Raum bewegen mussten.
Framing und Leitspruch: Die Eröffnungszeremonie ist eine entscheidende Session für das Framing der gesamten Veranstaltung. Auf dem WMS24 betonten wir, wie wichtig Loslassen ist, den iterativen Charakter der Arbeit (d.h. Schritt für Schritt vorzugehen) – und das Prinzip, das zu unserem Motto wurde: "Good enough is perfect!"
2. Feedback generieren
Auf dem WMS24 begannen wir mit der Bewegungs-Charta als initialem Entwurf. Dieses Dokument wurde in acht Themen aufgeteilt.
Wir nutzten einen Gallery Walk, um von den Teilnehmenden Feedback zum Charta-Entwurf einzuholen. Dafür wurden acht A0-Pinnwände mit den acht Themen der Charta bereitgestellt, auf denen die Teilnehmenden mit Hilfe von Haftnotizen Feedback abgeben konnten.
Umgang mit Bedenken der Stakeholder: Einige Stakeholder waren besorgt, dass die Teilnehmenden den ursprünglichen Vorschlag vehement kritisieren würden, was zu einer negativen und kontroversen Atmosphäre geführt hätte. Neben dem Framing, das der MC im Plenum vorgab, haben wir Dankbarkeit und Anerkennung in alle Schritte des Prozesses eingeflochten, indem wir "Anerkennung" zu einer der vier Kategorien machten, in denen die Teilnehmenden Feedback geben konnten. Diese bewusste Entscheidung hat maßgeblich zu einer konstruktiven Atmosphäre beigetragen.
3. Feedback interpretieren
Auf dem WMS24 sammelten die Teilnehmenden beim ersten [[Gallery-Walk|Gallery Walk]] Feedback zur Bewegungs-Charta, dem ursprünglichen Governance-Entwurf. Dieses Feedback war der Input für diese Session.
Mit Hilfe von Pinnwänden brachten wir das Feedback in die Gruppen-Arbeitsräume, wo es von den Themengruppen gebündelt und dann in kleineren, selbstorganisierten Arbeitsgruppen diskutiert wurde.
Die Themengruppen kamen in dieser Session zum ersten Mal in einem Raum zusammen – die erste Möglichkeit, eine Arbeitsbeziehung zueinander aufzubauen. Dabei half die Vorstellungsrunde zu Beginn der Session. Dieser Moment des ersten Zusammenkommens war entscheidend für die Qualität der späteren Zusammenarbeit.
4. Vorschläge entwickeln
Nach dieser Session hatte jede TG ein ausgefülltes Template. Wir verwendeten Templates im A0-Format und Haftnotizen im A5-Format.
Physische Begrenzung als Designelement: Das Template hatte nur Platz für drei Haftnotizen pro Kategorie (d.h. "Anerkennung", "Verbesserungen", "Dealbreaker", "Weitergehende Ideen"). So waren die Arbeitsgruppen aufgrund der physischen Beschränkungen des Templates gezwungen, ihre Vorschläge kurz zu fassen oder die wichtigsten auszuwählen. Diese bewusste Beschränkung erwies sich als sehr effektiv.
Feedback-Bereich: Der Template-Bereich "Feedback" bot den Teilnehmenden die Möglichkeit, im nächsten Plenum ([[Gallery-Walk|Gallery Walk]] II) Feedback zu geben.
Die erfolgreiche Fertigstellung aller TG-Templates war ein wichtiger Meilenstein: Es zeigte, dass der Prozess wie vorgesehen funktionierte und die Konvergenzmaschine ihre Arbeit tat.
5. Vorschläge präsentieren und Feedback generieren
Auf dem WMS24 brachten wir vor dieser Session alle Templates aus den TG in den großen Saal. Alle Gruppen hatten ihre Templates ausgefüllt – das bedeutete, dass der Prozess wie vorgesehen funktionierte. Damit war der erste Test der Konvergenzmaschine ein Erfolg!
Die Poster wurden im großen Plenarsaal aufgehängt, sodass alle Teilnehmenden frei zwischen den Themen wandern konnten. Die Topic Coherer standen bereit, um Fragen zu beantworten und die Vorschläge ihrer TG zu erläutern. Gleichzeitig nutzten die Connection Spotter die Gelegenheit, systematisch nach Verbindungen und möglichen Widersprüchen zwischen den Themen zu suchen – ein wertvoller Input für die weiteren Schritte des Prozesses.
6. Divergieren und austauschen
Auf dem Wikimedia Strategy Meeting 2024 war dieser Schritt ein Schlüsselmoment: Zum ersten Mal sahen die Teilnehmenden, woran die anderen Themengruppen gearbeitet hatten. Die Neuankömmlinge brachten frischen Wind in die Diskussionen und deckten Überschneidungen zwischen den Gruppen auf, die sonst unentdeckt geblieben wären.
Die Rückkehr zur ursprünglichen TG fand während der Pause statt, was einen natürlichen Übergang ermöglichte.
7. Vorschläge verbessern
Zu diesem Zeitpunkt schien es auf dem WMS24 ein Gefühl von Flow zu geben: Die Teilnehmenden und Facilitator\*innen waren mit dem Prozess vertraut, sie "wussten, wie es geht" – so verlief dieser Teil sehr reibungslos.
Die vertraute Routine der Poster-Templates und des Syntheseverfahrens zahlte sich hier aus. Die Gruppen arbeiteten effizient und selbstständig, sodass die Facilitator\*innen sich auf die Qualität der Ergebnisse konzentrieren konnten.
8. Vorschläge präsentieren und Feedback generieren (Gallery Walk III)
Dies war der letzte Gallery Walk beim WMS24. Die Anzahl der Rückmeldungen nahm ab, was darauf schließen ließ, dass die Teilnehmenden entweder zunehmend übereinstimmten und mit der Qualität der Ergebnisse zufrieden waren – oder einfach bereit waren loszulassen!
Die abnehmende Feedback-Menge ist ein gutes Zeichen: Es zeigt, dass der iterative Prozess funktioniert hat und die Vorschläge durch die wiederholten Runden tatsächlich besser geworden sind.
9. Vorschläge fertigstellen
Auf dem WMS24 herrschte in dieser Session ein reges Treiben. Obwohl ursprünglich geplant war, dass die Session von zwei Lead-Facilitator\innen geleitet wird, kamen einige Breakout-Facilitator\innen dazu, um den Prozess zu erleichtern. Viele Hände schaffen schnelles Ende!
Es blieb jedoch nicht genügend Zeit, um den Wortlaut der Vorschläge so weit zu verfeinern, wie wir es uns gewünscht hätten. Infolgedessen waren die endgültigen Vorschläge nicht durchweg so klar und verständlich, wie sie hätten sein können, was bei der Schlussabstimmung zu einer höheren Zahl von Enthaltungen bei einigen Vorschlägen führte.
Lernerkenntnis: Diese Phase nimmt mehr Zeit in Anspruch als gedacht. Plane daher an dieser Stelle lieber etwas großzügiger.
10. Vorschläge für die Abstimmung vorbereiten
Hier ging es hart auf hart auf dem WMS24 – das Team hatte den Zeitaufwand für diesen Schritt unterschätzt. Die Breakout-Facilitator\*innen halfen beim Abtippen der Vorschläge, die auf großen Haftnotizen festgehalten waren.
Das Kopieren und Einfügen jedes einzelnen Vorschlags in die Online-Umfrage war eine mühsame Aufgabe und erforderte viel Konzentration, um Fehler zu vermeiden.
Lernerkenntnis: Vergewissere dich, dass euer Zugang zur Umfrage alle erforderlichen Funktionen enthält. Gehe den gesamten Prozess im Vorhinein durch, um sicherzustellen, dass er reibungslos abläuft. Bereite die Umfrage mit Platzhaltern vor, damit du am Tag selbst nur noch den Text austauschen musst.
11. Über die Vorschläge abstimmen
Auf dem WMS24 verwendeten wir Slido, um die Abstimmung als Online-Umfrage durchzuführen. Wir teilten den Zugang zur App über einen QR-Code auf dem Bildschirm mit den Teilnehmenden, was für Mobiltelefone gut funktionierte – es erlaubte den Teilnehmenden aber nicht, von ihren Laptops aus einfach auf die Umfrage zuzugreifen. Das Aufrufen der Umfrage sollte im Vorfeld getestet werden.
Verständnisfragen: Wir forderten die Teilnehmenden zunächst nicht auf, Verständnisfragen zu stellen, was dazu führte, dass es einige Diskussionen unter ihnen gab. Wir passten den Prozess vor Ort an, um solche Fragen ausdrücklich zu fördern und sie von Teilnehmenden mit entsprechendem Wissen für alle beantworten zu lassen.
Enthaltungen als Qualitätsindikator: Auf einige Verständnisfragen gab es keine eindeutige Antwort, so dass der MC vorschlug, dass die Teilnehmenden im Zweifelsfall "Keine Antwort" anklicken könnten. Daher war die Zahl der Enthaltungen auch ein Indikator für die Qualität der vorgelegten Vorschläge.
12. Ergebnisse aufbereiten
Auf dem WMS24 war die Ergebnisaufbereitung ein intensiver Moment hinter den Kulissen. Die Internetverbindung wurde zur Herausforderung: Dass alle Teilnehmenden über ihre mobilen Geräte abstimmten, brachte das WLAN an seine Grenzen, und unser Zahlenjongleur musste in einen anderen Gebäudeteil ausweichen, um eine stabile Verbindung zu finden.
Emotionale Dimension: Diese aufregende und potenziell nervenaufreibende Phase löste bei allen Beteiligten starke Emotionen aus. Die Abstimmung im Vorfeld mit relevanten Stakeholdern zum Thema Datenanalyse und -präsentation erwies sich als wichtig, um Missverständnisse vor Ort zu vermeiden.
13. Ergebnisse präsentieren und feiern
Auf dem WMS24 war die Präsentation der Ergebnisse ein echter Höhepunkt, da alle Vorschläge angenommen wurden – und eine beträchtliche Anzahl von ihnen mit großer Mehrheit. Selbst vermeintlich umstrittene Vorschläge erreichten eine Zustimmung von über 90%.
Nach einem Überblick über die Zustimmungsraten las der MC die 12 besten Ergebnisse mit den entsprechenden Zustimmungsraten vor. Die Begeisterung im Raum war greifbar – die Teilnehmenden erkannten, dass ihre intensive Arbeit der vergangenen Tage zu einem beeindruckenden gemeinsamen Ergebnis geführt hatte.
14. Abschluss und Vorschau
Auf dem WMS24 wurde die Gruppe, die die Ergebnisse weiterverarbeitete, auf die Bühne gebeten, um zu erläutern, wie sie dabei vorgehen würde. Die Gruppe war im Vorfeld darum gebeten worden, so dass sie darauf vorbereitet war, auf die Bühne zu kommen und eine Rede zu halten. Dieser Auftritt war außerordentlich wichtig, um den Teilnehmenden zu versichern, dass ihre Arbeit nicht nur eine Übung war, sondern echte Auswirkungen auf die Charta haben würde.
Verbesserungspotenzial: Rückblickend hätte mehr getan werden können, um den Teilnehmenden zu erklären, was die nächsten Schritte auf dem Weg zur Ratifizierung waren. Transparenz über den weiteren Prozess ist entscheidend für das Vertrauen der Teilnehmenden.
Abschlussrede: Die Abschlussrede wurde von Maryana Iskander, der Geschäftsführerin der Wikimedia Foundation, gehalten. Sie dankte den Teilnehmenden für ihre harte Arbeit und ihre Teilnahme am allgemeinen Veränderungsprozess der Wikimedia-Bewegung.
15. Reflektieren und lernen
Auf dem WMS24 führten wir am Tag nach dem Summit eine Nachbesprechung mit den Programm- und Logistik-Teams durch, um unsere eigenen Erfahrungen zu reflektieren und uns gegenseitig Feedback zu geben, solange die Eindrücke noch frisch waren. Das half uns, wichtige Erkenntnisse herauszuarbeiten. Jedes der Teams führte zusätzlich eine interne Nachbesprechung durch.
Teilnehmenden-Feedback: Die Antworten der Teilnehmenden auf dem Feedback-Formular wurden von einem Berater analysiert und der Bericht wurde der Wikimedia-Bewegung zur Verfügung gestellt. Dies ermöglichte einen Einblick in die Erfahrungen und Prioritäten der Teilnehmenden und lieferte wertvolle Daten für zukünftige Veranstaltungen.