1. Rahmen setzen

Überblick

Dieser Schritt schafft das Fundament für den gesamten Prozess. Die Teilnehmenden werden begrüßt, lernen sich und die Moderationsteams kennen und bekommen ein Gefühl dafür, was sie in den kommenden Tagen erwartet. Es geht darum, ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen, den Umgangston zu setzen und die Prinzipien zu etablieren, die den Prozess bestimmen werden.

Der Rahmen, den du hier setzt, beeinflusst alles, was danach kommt. Nimm dir die Zeit, die es braucht, um echte Verbundenheit zu schaffen — das zahlt sich mit Blick auf die Qualität der späteren Arbeit aus.

Agenda

Einführung [60 Minuten]

• Begrüßung durch die Veranstalter*in und/oder eine Leitungsperson aus der Organisation
• Vorstellung der Moderadtionsteams — wer führt durch den Prozess?
• Übung "Verbundenheit" — eine Übung, die die Teilnehmenden miteinander in Kontakt bringt
• Keynote-Speaker*in — eine externe Perspektive, die das Thema inspirierend einordnet
• Prozessüberblick — inkl. relevanter Informationen darüber, wie, von wem und in welchem Kontext der ursprüngliche Entwurf erstellt wurde
• Stakeholder-Framing — falls erforderlich, Framing durch relevante Stakeholder

Übung Spectrum Lines [15 Minuten]

Eine interaktive Übung, bei der sich die Teilnehmenden im Raum positionieren, um ein erstes Bild voneinander zu bekommen und das Eis zu brechen.

Framing [15 Minuten]

• Integriere, was du über das Publikum weißt oder was dein*e Auftraggeber*in dir dazu mitgeteilt hat
• Stelle die Grundsätze vor, die die Teilnehmenden befolgen sollten:
  • Beteilige dich und wertschätze die Beiträge anderer
  • Denk an das große Ganze
  • Vertraue eurer kollektiven Intelligenz
  • Vertraue dem Prozess

Übung "Loslassen" — hilf den Teilnehmenden, sich von starren Positionen zu lösen

Überblick über den Prozess [10 Minuten]

• Gib einen Überblick über den gesamten Prozess
• Ordne ihn in den weiteren Kontext ein
• Verwende Visualisierungen, um verständlich zu kommunizieren

Housekeeping [10 Minuten]

• Überblick über die Logistik des Veranstaltungsorts (Notausgänge, Toiletten usw.)
• Ankündigung wichtiger Zeitangaben
• Hinweis auf zusätzliche Unterstützung (Helpdesk, Veranstaltungsteam usw.)

Durchführung

Die Eröffnungszeremonie ist entscheidend für das Framing der gesamten Veranstaltung. Achte besonders auf folgende Punkte:

• Verbundenheit vor Inhalt: Bevor du in den inhaltlichen Prozess einsteigst, stelle sicher, dass die Teilnehmenden eine erste Verbindung zueinander aufgebaut haben. Die Verbundenheitsübung zu Beginn ist kein “Nice-to-have”, sondern eine wesentliche Grundlage.
• Loslassen betonen: Mache deutlich, wie wichtig es ist, loszulassen — starre Positionen,den Wunsch nach Perfektion, die Vorstellung, dass alles auf einmal gelöst werden muss.
• Iterativer Charakter: Betone den iterativen Charakter der Arbeit — Schritt für Schritt vorgehen. “Gut genug ist perfekt!” kann als Leitspruch dienen.
• Raum für Bewegung: Für die Übung Spectrum Lines brauchen die Teilnehmenden Platz, um sich im Raum zu bewegen. Stelle sicher, dass der Saal dies ermöglicht.
• Energie managen: 110 Minuten sind eine lange Session. Achte auf den Energielevel und baue bei Bedarf kurze Momente der Aktivierung ein.

Rollen

• Organisatorischer Host (Veranstalter*in / Führungsperson): Begrüßt die Teilnehmenden und stellt den Kontext her. Diese Person vermittelt den Teilnehmenden, warum die Veranstaltung wichtig ist und dass ihr Beitrag gewertschätzt wird.
• Hauptmoderation (MC): Führt auf der Hauptbühne durch den Prozess, liefert das Framing und stellt die verschiedenen Redner*innen und Mitwirkenden vor. Die MC ist das verbindende Element der Sessions.
• Keynote-Speaker*in: Bietet den Teilnehmenden eine interessante externe Perspektive auf das Thema der Veranstaltung. Im Idealfall jemand, der*die aus eigener Erfahrung von ähnlichen Herausforderungen und Chancen berichten kann.
• Stakeholder-Vertreter*innen: Framen den Prozess aus ihrer Sicht und liefern zusätzlichen Kontext.

Online-Anpassung

Dieser Schritt ist der am schwierigsten online umzusetzende Teil des Prozesses. Das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Energie vor Ort gehen verloren. Das erfordert Ersatzformate:

• Verbundenheit schaffen: Nutze digitale Breakout-Räume für Paarübungen anstelle einer großen Gruppenübung. Sich in 5 Minuten zu zweit vorzustellen und eine persönliche Verbindung aufzubauen funktioniert online besser als Übungen im großen Plenum.
• Informelles Mingling: Tools wie WorkAdventure ermöglichen virtuelle “Flurgespräche” und informelles Kennenlernen.
• Geteilte Hoffnungen: Ein Chat-Wasserfall (alle tippen gleichzeitig, senden auf Signal) oder eine Wortwolke kann das Gefühl von Gemeinschaft stärken.
• Kürzere Segmente: Teile die 110 Minuten in kürzere Blöcke mit Pausen auf. Online hält die Aufmerksamkeit nicht so lang wie in Präsenz.
• Spectrum Lines digital: Nutze Umfrage-Tools oder Schieberegler, um eine digitale Version der Übung Spectrum Lines umzusetzen.

Ohne initialen Entwurf

Wenn ihr ohne einen bestehenden Entwurf arbeitet, verschiebt sich das Framing grundlegend: Statt: “Hier ist der Vorschlag, den wir gemeinsam verbessern wollen” lautet die Botschaft: “Hier ist die Frage, um die wir uns versammeln.”

• Die Keynote oder Stakeholder-Präsentationen stecken Raum der Herausforderungen ab, statt einen Entwurf vorzustellen
• Die Prinzipien bleiben gleich — Verbundenheit, Loslassen und Vertrauen in den Prozess sind unabhängig davon wichtig, ob ein Entwurf vorliegt
• Der Prozessüberblick betont den generativen Charakter: “Wir entwickeln gemeinsam etwas Neues” statt: “Wir verbessern etwas Bestehendes”

Fallstudie: WMS24

Keynote-Speaker Amitabh Behar, CEO von Oxfam, sprach über den Wandel seiner Organisation. Er berichtete, wie Oxfam die eigene koloniale Vergangenheit aufgearbeitet hatte und teilte seine Erfahrungen aus diesem Prozess. Seine Rede machte den Teilnehmenden Mut: Sie zeigte, dass auch andere Organisationen wichtige strukturelle Veränderungen bewältigen konnten. Das half, sich den anspruchsvollen Aufgaben des WMS24 zu stellen.

Der Staatsminister im Auswärtigen Amt, Tobias Lindner, hielt die Begrüßungsrede. Er stellte die Arbeit des globalen Wikimedia-Movements in den Kontext aktueller Herausforderungen — etwa KI-Entwicklung, wachsende globale Konflikte und Einfluss von Social-Media-Plattformen. Zudem würdigte er die Arbeit von Wikipedia und den weiteren Wikimedia-Projekten.

Der Veranstaltungsort hatte einen großen Saal mit Bühne, der als Plenarsaal diente. Dort fand neben der Eröffnungszeremonie auch die Übung “Spectrum Lines” statt, bei der sich die Teilnehmenden im Raum bewegten.

Die Eröffnungszeremonie war entscheidend für das Framing der gesamten Veranstaltung. Beim WMS24 betonten wir zwei Dinge: wie wichtig das Loslassen ist. Und den iterativen Charakter der Arbeit: Ein Schritt nach dem anderen. Daraus wurde unser Motto: “Gut genug ist perfekt!”

“Spectrum Lines” auf dem WMS24: Bei dieser Übung positionierten sich die Teilnehmenden im Raum entlang einer gedachten Linie – je nachdem, welcher Antwort sie sich zuordneten. Wir stellten fünf Fragen: Wie weit bist du gereist? An wie vielen Summits hast du teilgenommen? Wie vertraut bist du mit Governance? Wie leicht fällt dir Dankbarkeit? Wie leicht fällt dir Loslassen? Eine gute Aufwärmübung. Zusätzlich fragte der MC, für wen es der erste Summit war – die Neulinge bekamen großen Applaus. Wichtig, um zwischen erfahrenen Teilnehmenden und Neulingen keine unausgesprochene Hierarchie entstehen zu lassen.

Übung “Loslassen”: Diese Übung sollte eigentlich Teil der Eröffnungszeremonie sein. Doch uns lief die Zeit davon. Also mussten wir die Übung “Loslassen” loslassen — ein Wortspiel, das beim Publikum gut ankam. Und es zeigte: Wir Moderator*innen lebten “gut genug ist perfekt” vor!