1. Rahmen setzen

Überblick

Dieser Schritt legt das Fundament für den gesamten Prozess. Die Teilnehmenden werden begrüßt, lernen sich und die Facilitation-Teams kennen und bekommen ein Gefühl dafür, was sie in den kommenden Tagen erwartet. Es geht darum, ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen, den Umgangston zu setzen und die Grundsätze zu etablieren, die den Prozess tragen werden.

Der Rahmen, den du hier setzt, beeinflusst alles, was danach kommt. Nimm dir die Zeit, die es braucht, um echte Verbundenheit zu schaffen — das zahlt sich in der Qualität der späteren Arbeit aus.

Agenda

Einführung [60 Minuten]

• Begrüßung durch die Veranstalter*in und/oder eine Führungsperson aus der Organisation
• Vorstellung der Facilitation-Teams — wer leitet durch den Prozess?
• Übung "Verbundenheit" — eine Übung, die die Teilnehmenden miteinander in Kontakt bringt
• Keynote-Speaker*in — eine externe Perspektive, die das Thema inspirierend einordnet
• Prozessüberblick — inkl. relevanter Informationen darüber, wie, von wem und in welchem Kontext der ursprüngliche Entwurf erstellt wurde
• Stakeholder-Framing — falls erforderlich, Framing durch relevante Stakeholder

Spektrallinien-Übung [15 Minuten]

Eine interaktive Übung, bei der sich die Teilnehmenden im Raum positionieren, um ein erstes Stimmungsbild zu bekommen und das Eis zu brechen.

Framing [15 Minuten]

• Integriere, was du über das Publikum weißt oder was dein*e Auftraggeber*in dir dazu mitgeteilt hat
• Stelle die Grundsätze vor, die die Teilnehmenden befolgen sollten:
  • Beteilige dich und feiere die Beiträge anderer
  • Denk an das große Ganze
  • Vertraue eurer kollektiven Intelligenz
  • Vertraue dem Prozess
• Übung "Loslassen" — hilf den Teilnehmenden, sich von festen Positionen zu lösen

Überblick über den Prozess [10 Minuten]

• Gib einen Überblick über den gesamten Prozess
• Ordne ihn in den weiteren Kontext ein
• Verwende Visualisierungen, um verständlich zu kommunizieren

Housekeeping [10 Minuten]

• Überblick über die Logistik des Veranstaltungsorts (Notausgänge, Toiletten usw.)
• Ankündigung wichtiger Timings
• Hinweis auf zusätzliche Unterstützung (Helpdesk, Veranstaltungsteam usw.)

Durchführung

Die Eröffnungszeremonie ist entscheidend für das Framing der gesamten Veranstaltung. Achte besonders auf folgende Punkte:

• Verbundenheit vor Inhalt: Bevor du in den inhaltlichen Prozess einsteigst, stelle sicher, dass die Teilnehmenden eine erste Verbindung züinander aufgebaut haben. Die Verbundenheitsübung zu Beginn ist kein “Nice-to-have”, sondern eine wesentliche Grundlage.
• Loslassen betonen: Mache deutlich, wie wichtig es ist, loszulassen — von festen Positionen, von dem Wunsch nach Perfektion, von der Vorstellung, dass alles auf einmal gelöst werden muss.
• Iterativer Charakter: Betone den iterativen Charakter der Arbeit — Schritt für Schritt vorgehen. “Gut genug ist perfekt!” kann als Leitspruch dienen.
• Raum für Bewegung: Für die Spektrallinien-Übung brauchen die Teilnehmenden Platz, sich im Raum zu bewegen. Stelle sicher, dass der Saal dies ermöglicht.
• Energie managen: 110 Minuten sind eine lange Session. Achte auf den Energielevel und baue bei Bedarf kurze Momente der Aktivierung ein.

Rollen

• Organisatorischer Host (Veranstalter*in / Führungsperson): Begrüßt die Teilnehmenden und stellt den relevanten Kontext her. Diese Person vermittelt den Teilnehmenden, warum die Veranstaltung wichtig ist und dass ihr Beitrag geschätzt wird.
• Hauptmoderation (MC): Führt auf der Hauptbühne durch den Prozess, liefert das Framing und stellt die verschiedenen Redner*innen und Mitwirkenden vor. Die MC ist der rote Faden durch die Session.
• Keynote-Speaker*in: Bietet den Teilnehmenden eine interessante externe Perspektive auf das Thema des Treffens. Im Idealfall jemand, der*die aus eigener Erfahrung von ähnlichen Herausforderungen und Chancen berichten kann.
• Stakeholder-Vertreter*innen: Framen den Prozess aus ihrer Sicht und liefern zusätzlichen Kontext.

Online-Anpassung

Dieser Schritt ist der am schwierigsten online umzusetzende Teil des Prozesses. Die verkörperte Zusammengehörigkeit und die Energie vor Ort gehen verloren. Das erfordert bewusste Ersatzformate:

• Verbundenheit schaffen: Nutze digitale Breakout-Räume für Paarübungen statt einer großen Gruppenübung. In 5 Minuten zu zweit sich vorstellen und eine persönliche Verbindung aufbauen wirkt online besser als Übungen im großen Plenum.
• Informelles Mingling: Tools wie WorkAdventure ermöglichen virtuelle “Flurgespräche” und informelles Kennenlernen.
• Geteilte Hoffnungen: Ein Chat-Wasserfall (alle tippen gleichzeitig, senden auf Signal) oder eine Wortwolke kann das Gefühl von Gemeinschaft stärken.
• Kürzere Segmente: Teile die 110 Minuten in kürzere Blöcke mit Pausen auf. Online hält die Aufmerksamkeit nicht so lang wie in Präsenz.
• Spektrallinien digital: Nutze Umfrage-Tools oder Schieberegler, um eine digitale Version der Spektrallinien-Übung umzusetzen.

Ohne initialen Entwurf

Wenn ihr ohne einen bestehenden Entwurf arbeitet, verschiebt sich das Framing grundlegend: Statt “Hier ist der Vorschlag, den wir gemeinsam verbessern wollen” lautet die Botschaft “Hier ist die Frage, um die wir uns versammeln.”

• Die Keynote oder Stakeholder-Präsentationen rahmen den Herausforderungsraum, statt einen Entwurf vorzustellen
• Die Grundsätze bleiben gleich — Verbundenheit, Loslassen und Vertrauen in den Prozess sind unabhängig davon wichtig, ob ein Entwurf vorliegt
• Der Prozessüberblick betont den generativen Charakter: “Wir entwickeln gemeinsam etwas Neues” statt “Wir verbessern etwas Bestehendes”

Fallstudie: WMS24

Auf dem Wikimedia Movement Summit 2024 war die Eröffnungszeremonie ein zentrales Element des ersten Tages.

Keynote: In seiner Keynote beschrieb Amitabh Behar (CEO von Oxfam) den Wandel von Oxfam zur Überwindung seiner kolonialen Vergangenheit und berichtete von seinen Erfahrungen und Erkenntnissen aus diesem Prozess. Seine Rede hatte eine ermutigende Botschaft und gab den Teilnehmenden die Gewissheit, dass andere Organisationen vor ähnlichen Herausforderungen und Chancen stehen — eine wichtige Motivation, um sich den anspruchsvollen Aufgaben des WMS24 zu stellen.

Politischer Kontext: Die Begrüßungsrede des deutschen Staatsministers des Auswärtigen, Tobias Lindner, stellte die Wikimedia-Bewegung in den aktuellen gesellschaftlichen Kontext (KI-Entwicklung, zunehmende globale Konflikte, Social-Media-Plattformen usw.). Er übermittelte den Teilnehmenden seine Wertschätzung für die Arbeit von Wikipedia und anderen Wikimedia-Projekten, insbesondere im skizzierten Kontext.

Veranstaltungsort: Der Veranstaltungsort verfügte über einen großen Saal mit einer Bühne, der als Plenarsaal diente. Neben der Eröffnungszeremonie fand dort auch die Spektrallinien-Übung Platz, für die sich die Teilnehmenden im Raum bewegen mussten.

Framing und Leitspruch: Die Eröffnungszeremonie ist eine entscheidende Session für das Framing der gesamten Veranstaltung. Auf dem WMS24 betonten wir, wie wichtig Loslassen ist, den iterativen Charakter der Arbeit (d.h. Schritt für Schritt vorzugehen) — und das Prinzip, das zu unserem Motto wurde: “Good enough is perfect!”