Rollenbeschreibung
Der organisatorische Host ist die Organisation oder das Team, das den Deliberationsprozess initiiert und ermöglicht. Diese Rolle umfasst die strategische Verantwortung für das Gesamtprojekt — von der Definition des Ziels über die Bereitstellung der Ressourcen bis zur Weiterverarbeitung der Ergebnisse.
Der organisatorische Host arbeitet eng mit dem Lead Facilitation Team zusammen, überlässt aber die Prozessgestaltung und -moderation den Facilitator*innen. Wichtig ist, dass der Host dem Facilitator*innen-Team genügend Vertrauen und Spielraum gibt, um den Prozess professionell durchzuführen.
Verantwortlichkeiten im Detail
- Strategische Rahmung: Ziel und gewünschte Ergebnisse des Prozesses mit dem Facilitation-Team vereinbaren
- Stakeholder-Einbindung: Wichtige Stakeholder frühzeitig einbinden und deren Unterstützung sicherstellen
- Logistik: Veranstaltungsort, Räume (Plenarsaal und Gruppenräume), technische Infrastruktur, Verpflegung und Unterkunft organisieren
- Technische Infrastruktur: AV-Technik, WLAN, Übersetzung/Untertitelung, Umfrage-Tools bereitstellen
- Dokumentation: Dokumentationsbedürfnisse identifizieren und Ressourcen (Reporter, Notizenmacher*innen, Fotograf*innen) bereitstellen
- Kommunikation: Teilnehmende im Vorfeld informieren, Erwartungen managen
- Ergebnis-Verantwortung: Sicherstellen, dass die Ergebnisse des Prozesses weiterverarbeitet und umgesetzt werden
- Unterstützungsstrukturen: Help Desk, Ruheraum, technischen Support bereitstellen
Vorbereitung — Checkliste
- Klares Ziel und gewünschte Ergebnisse mit dem Facilitation-Team vereinbaren
- Budget und Ressourcen sicherstellen
- Veranstaltungsort mit ausreichend Räumen buchen (Plenarsaal + Gruppenräume)
- Technische Infrastruktur planen (AV, WLAN, Übersetzung)
- Teilnehmende einladen und über den Prozess informieren
- Wichtige Stakeholder frühzeitig einbinden
- Logistik-Team aufstellen
- Dokumentationsplan erstellen
- Help Desk und Ruheraum einplanen
- Begrüßungsrede vorbereiten
- Plan für die Weiterverarbeitung der Ergebnisse erstellen
- Führungsperson für die Abschlussrede gewinnen
Relevante Schritte
- Schritt 1 — Rahmen setzen: Begrüßungsrede durch Veranstalter*in und/oder Führungsperson; Kontext herstellen
- Schritt 14 — Abschluss und Vorschau: Nächste Schritte erklären; Führungsperson hält Abschlussrede; Sicherstellen, dass die Teilnehmenden wissen, wie es weitergeht
- Schritt 15 — Reflektieren und lernen: Nachbesprechungen organisieren; Feedback-Formular an Teilnehmende senden; Ergebnisse analysieren und der Community zur Verfügung stellen
- Übergreifend: Logistik während der gesamten Veranstaltung sicherstellen; technischen Support bereitstellen; auf Bedürfnisse der Teilnehmenden reagieren