15. Reflektieren und lernen

Intention

Erfahrungen und Feedback von Teilnehmenden und Stakeholdern reflektieren, um Lehren daraus zu ziehen

Gewünschte Ergebnisse
  • Lehren identifizieren und zusammenstellen
  • Ein Gefühl der andauernden Verbindung mit Teilnehmenden und Stakeholdern
Materialien
  • Online-Umfrage-Tool (z.B. LimeSurvey, Nextcloud Forms) für das Feedback-Formular
  • Laptop oder Stift und Papier für die Debriefs
  • Aufzeichnungen und Dokumentation der Veranstaltung als Grundlage für die Reflexion
  • Geteiltes Dokument für die Sammlung und Strukturierung der Erkenntnisse
Rollen

Facilitator*innen, Protokollant*in, Umfrage-Spezialist*in

Zeit

8 Stunden

Reflektieren Moderationsteam Voll adaptierbar

Überblick

Reflexion ist kein optionales Anhängsel — sie ist ein integraler Bestandteil des Prozesses. In diesem Schritt sammelst du systematisch Feedback von Teilnehmenden und Stakeholdern, führst Nachbesprechungen mit allen relevanten Teams durch und ziehst Lehren, die in zukünftige Prozesse einfließen. Die Erkenntnisse, die du hier gewinnst, sind Gold wert — für dich, für dein Team und für alle, die ähnliche Prozesse in Zukunft durchführen.

Dieser Schritt erstreckt sich über mehrere Stunden und Tage nach der Veranstaltung. Beginne so früh wie möglich, solange die Eindrücke noch frisch sind.

Agenda

Feedback-Formular erstellen und verteilen [1 Stunde]

  • Erstelle ein Feedback-Formular und teile es mit den Teilnehmenden, um ihre Reflexionen zu erfassen
  • Erinnere sie mehrfach daran, es auszufüllen — die Rücklaufquote steigt mit jeder Erinnerung
  • Stelle offene und geschlossene Fragen, um sowohl quantitative als auch qualitative Daten zu erhalten

Nachbesprechung mit allen relevanten Teams [2 Stunden]

Führe unmittelbar nach der Veranstaltung Nachbesprechungen mit allen relevanten Teams durch:

  • Facilitation-Team: Wie hat der Prozess funktioniert? Was würden wir anders machen?
  • Programm-Team: Wie hat die inhaltliche Gestaltung funktioniert?
  • Logistik-Team: Was hat logistisch gut geklappt, was nicht?
  • Tech-Team: Wie hat die Technik funktioniert? Gab es Ausfälle oder Probleme?

Nachbesprechung mit Stakeholdern [1 Stunde]

  • Führe Debriefs mit den wichtigsten Stakeholdern, wenn es die Zeit erlaubt
  • Erfasse deren Perspektive auf den Prozess und die Ergebnisse

Analyse der Teilnehmenden-Antworten [4 Stunden]

  • Analyse und Diskussion der Antworten aus dem Feedback-Formular
  • Identifiziere Muster und wiederkehrende Themen
  • Erstelle einen zusammenfassenden Bericht

Durchführung

  • Zeitnah beginnen: Führe die erste Nachbesprechung idealerweise am Tag nach der Veranstaltung durch, solange die Eindrücke noch frisch sind
  • Sichere Räume schaffen: Die Debriefs sollten in einer Atmosphäre stattfinden, in der alle offen und ehrlich reflektieren können — auch über Dinge, die nicht gut gelaufen sind
  • Strukturiert vorgehen: Nutze einen klaren Rahmen für die Debriefs, z.B. “Was hat gut funktioniert? Was würden wir anders machen? Was haben wir gelernt?”
  • Dokumentieren: Halte alle Erkenntnisse schriftlich fest. Was nicht dokumentiert wird, geht verloren
  • Wertschätzung zeigen: Bedanke dich bei allen Teams und Teilnehmenden für ihre Beiträge — auch die Reflexionsphase ist ein gemeinsamer Prozess
  • Ergebnisse teilen: Teile die zusammengefassten Erkenntnisse mit der Community und relevanten Stakeholdern — Transparenz fördert Vertrauen

Rollen

  • Facilitator*innen: Führen die Beteiligten durch den Reflexionsprozess. Sie stellen die richtigen Fragen und schaffen einen sicheren Raum für ehrliches Feedback
  • Protokollant*in: Erfasst die Reflexionen und fasst die Einsichten zusammen. Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend für den Wert dieses Schritts
  • Umfrage-Spezialist*in: Entwirft und erstellt das Feedbackformular für die Teilnehmenden, analysiert die Daten und präsentiert die Ergebnisse

Online-Anpassung

Dieser Schritt ist voll online-adaptierbar — in vielen Aspekten sogar besser digital:

  • Feedback-Formulare sind nativ digital: Online-Umfrage-Tools sind das natürliche Medium für Teilnehmenden-Feedback
  • Debriefs per Videokonferenz: Nachbesprechungen funktionieren gut als Video-Calls — sie ersparen allen die Anreise und können flexibler terminiert werden
  • Analyse profitiert von digitalen Daten: Wenn alle Daten bereits digital vorliegen, ist die Analyse effizienter und kann mit Visualisierungstools angereichert werden
  • Dokumentation wird leichter: Geteilte Dokumente ermöglichen es, Erkenntnisse kollaborativ zu erfassen und zu strukturieren
  • Asynchrone Ergänzung: Ergänze synchrone Debriefs mit asynchronen Reflexionsfragen, die die Teammitglieder in ihrem eigenen Tempo beantworten können

Ohne initialen Entwurf

Der Reflexionsprozess ist unabhängig davon, ob mit oder ohne Vorlage gearbeitet wurde:

  • Bei einem Prozess ohne Vorlage kann es besonders wertvoll sein, den generativen Prozess selbst zu reflektieren: Wie gut hat die Ideenentwicklung ohne Ausgangspunkt funktioniert?
  • Frage die Teilnehmenden spezifisch, wie sie den offenen, kreativen Prozess erlebt haben
  • Dokumentiere, welche Methoden besonders gut funktioniert haben, um in einem offenen Prozess Struktur zu schaffen
  • Die Erkenntnisse aus einem Prozess ohne Vorlage sind besonders wertvoll für zukünftige ähnliche Formate

Fallstudie: WMS24

Auf dem WMS24 führten wir am Tag nach dem Summit eine Nachbesprechung mit den Programm- und Logistik-Teams durch, um unsere eigenen Erfahrungen zu reflektieren und uns gegenseitig Feedback zu geben, solange die Eindrücke noch frisch waren. Das half uns, wichtige Erkenntnisse herauszuarbeiten. Jedes der Teams führte zusätzlich eine interne Nachbesprechung durch.

Teilnehmenden-Feedback: Die Antworten der Teilnehmenden auf dem Feedback-Formular wurden von einem Berater analysiert und der Bericht wurde der Wikimedia-Bewegung zur Verfügung gestellt. Dies ermöglichte einen Einblick in die Erfahrungen und Prioritäten der Teilnehmenden und lieferte wertvolle Daten für zukünftige Veranstaltungen.