Vorbereitung

Prozessdesign

Es gibt ein paar einfache Grundregeln:

• Nimm Dir ausreichend Zeit für die Anpassung des Prozesses. Wie viel, hängt von der Komplexität der Veranstaltung, dem Ziel, den Bedürfnissen der Beteiligten usw. ab.
• Sprich mit allen beteiligten Akteur*innen, um sicherzustellen, dass der Prozess ihren Bedürfnissen entspricht, und um ihre Organisationskultur zu verstehen.
• Gehe iterativ vor, d. h. entwickle den Prozess in einer Reihe von Entwürfen und sammle und integriere Feedback nach jeder Iteration.

Aufteilung der Teilnehmenden

Um eine enge und zielgerichtete Zusammenarbeit zu ermöglichen, werden die Teilnehmenden nach Themen organisiert, an denen sie in kleineren Gruppen arbeiten. Die Themen werden im Vorfeld festgelegt, unter Berücksichtigung der Perspektiven aller Teilnehmenden und Stakeholder.

Im Idealfall ergeben sich die Themen aus dem Entwurf, über den die Teilnehmenden beraten. Die Arbeit an den Vorschlägen zur Verbesserung und Fertigstellung des Entwurfs folgt dann seiner inhaltlichen Struktur.

Wichtige Kriterien für die Auswahl guter Themen und Themengruppen sind:

• Abdeckung: Wird der gesamte ursprüngliche Entwurf durch die Themen abgedeckt?
• Unabhängigkeit: Ist es möglich, die Themen unabhängig voneinander zu diskutieren?
• Gruppengröße und -zusammensetzung: Sind die Gruppen ungefähr gleich groß und unterschiedlich genug zusammengesetzt? Wurden die Teilnehmenden entsprechend ihrer Interessen in die Gruppen eingeteilt?

Präsentation des ursprünglichen Entwurfs

Die Präsentation des ursprünglichen strategischen oder Governance-Entwurfs, über den die Teilnehmenden beraten werden, sollte es so leicht wie möglich machen, ihn zu verstehen und Feedback zu sammeln. Auch dafür sind die Themen ein idealer Ausgangspunkt: Der Entwurf kann in thematische Blöcke aufgeteilt werden, die den Teilnehmenden in einem leicht verdaulichen Format präsentiert werden, z. B. auf großen Postern, auf denen sie ihr Feedback auf Post-its hinterlassen können.

Facilitation

In diesem Prozess gibt es zwei verschiedene Facilitation-Teams mit unterschiedlichen Aufgaben:

Lead Facilitation Team

• Kleines Team, 2-5 Personen
• Verantwortlich für den Gesamtprozess
• Moderation des Plenums (“Master of Ceremonies”)
• Koordinierung und Unterstützung des Support Facilitation Teams
• Management von Stakeholdern

Support Facilitation Team

• Erfahrene Facilitator*innen (idealerweise) von außerhalb der Organisation/Bewegung
• Ein*e Facilitator*in pro Gruppe, damit sie im Laufe des Prozesses eine Beziehung und Vertrauen aufbauen können
• Die Facilitator*innen handeln innerhalb ihrer Gruppen autonom, d. h. sie können Entscheidungen treffen und den Prozess bei Bedarf anpassen.
• Ihre Hauptaufgabe besteht darin, eine gleichberechtigte Beteiligung am Prozess zu gewährleisten, die Gruppen bei ihrer produktiven Arbeit zu unterstützen und den Prozess wo nötig anzupassen.
• Unterstützung durch das Lead Facilitation Team ist essentiell und kann Folgendes umfassen:
  • Briefing, 1-2 Wochen im Voraus (~2h)
  • Handbuch für Moderator*innen
  • Längere Einweisung am ersten Tag (~1,5h)
  • Regelmäßige kurze Treffen (idealerweise nach jeder Sitzung)
  • Nachbesprechung am Ende des Tages und Vorschau auf den nächsten Tag
  • Gruppenchat (z. B. auf Signal oder Telegram), in dem sie um Unterstützung bitten können (technisch, materiell, prozessual und inhaltlich); Mitglieder des Chats sollten sein: Lead Facilitation Team; Support Facilitation Team; technischer Support; Hauptakteure, mit denen man sich abstimmen kann (wenn genügend Vertrauen vorhanden ist)

Infrastruktur

• Kommunikation und Zusammenarbeit für Facilitator*innen:
  • Gemeinsames Agenda-Dokument (z. B. über SessionLab)
  • Gruppenchat (z. B. auf Signal oder Telegram)
  • Präsentation, die durch den Prozess führt
  • Laptops für alle Facilitator*innen, damit sie in ihrem Gruppenraum präsentieren können
• Plenarsaal ausgestattet mit:
  • Hauptbühne
  • Großem Bildschirm zur Darstellung der Leitpräsentation
  • Powerpoint-Präsentation (mit Notizen für den Host)
  • Sitzplätze für alle Teilnehmenden
  • Pinnwände zur Präsentation des ursprünglichen Entwurfs und der im Laufe des Prozesses entwickelten Vorschläge
• Gruppenräume für Arbeitsgruppen, ausgestattet mit:
  • Projektor oder Bildschirm zur Vorführung der Leitpräsentation
  • Powerpoint-Präsentation (mit Notizen für Facilitator*innen)
  • Adapter für den Anschluss der Facilitator*innen-Laptops
  • Pinnwände und Vorlagen
  • Haftnotizen und Filzstifte
• Bei Bedarf: Übersetzung und Untertitelung
• Online-Umfrage für die Schlussabstimmung

Dokumentation

Je nach den Bedürfnissen der Teilnehmenden und Stakeholder muss der Prozess während und nach der Veranstaltung dokumentiert werden. Diese Schritte helfen, ein angemessenes Dokumentationssystem zu entwickeln:

1. Kläre, welche Dokumentation benötigt wird, für wen sie bestimmt ist und wie sie weitergegeben wird (z. B. Bericht, Website).
2. Lege fest, welche Informationen auf welche Weise gesammelt werden (z. B. Videoaufnahmen, Notizen, Fotos der Ergebnisse).
3. Organisiere Ressourcen: Personal, digitale oder physische Infrastruktur, Raum und Zeit.
4. Behalte die Datenerfassung während der Veranstaltung im Auge (z. B. durch Checks in Meetings oder Gruppenchats).

Logistik

Diese Toolbox geht nicht im Detail auf Veranstaltungslogistik ein. Natürlich hat es großen Einfluss auf die Atmosphäre der Veranstaltung, ob und inwieweit sich die Teilnehmenden wohl fühlen. Daher lohnt es sich, sorgfältig über Logistik – Veranstaltungsort, Verpflegung, Unterkunft, Transport usw. – nachzudenken.