3. Feedback interpretieren

Überblick

In diesem Schritt tauchen die Teilnehmenden in kleineren Gruppen in das gesammelte Feedback ein. Zürst wird in der Themengruppe (TG) das Feedback aus dem Plenum gesichtet und in thematische Cluster geordnet. Dann bilden sich Arbeitsgruppen (AGs), die sich vertieft mit den priorisierten Themen auseinandersetzen.

Entscheidend ist: Es gibt hier keinen Druck, sich zu einigen. Es geht darum, das Feedback zu verstehen, Muster zu erkennen und erste Ideen zu entwickeln — nicht darum, Lösungen festzuzurren.

Agenda

Einführung (TG) [10 Minuten]

• Bitte die Teilnehmenden, sich vorzustellen. Sie können ihren Namen und ihre Pronomen nennen (erkläre Bedeutung und Wichtigkeit), woher sie kommen und in welcher Stimmung sie mit der Arbeit beginnen
• Gib einen Überblick über die Session, indem du die Absicht und die erwünschten Ergebnisse vorstellst
• Erinnere die Teilnehmenden an die Grundsätze (siehe “Rahmen setzen”)
• Beschreibe die einzelnen Schritte dieser Session

Feedback sammeln (TG) [10 Minuten]

• Präsentiere das Feedback zum Thema der Gruppe aus dem Plenum
• Nimm Verständnisfragen entgegen

Feedback clustern (TG) [15 Minuten]

• Ordne das Feedback in thematische Cluster
• Bitte die Teilnehmenden, den Clustern via Dot-Voting Prioritäten zuzuweisen

Arbeitsgruppen bilden (TG) [5 Minuten]

• Bilde Arbeitsgruppen (idealerweise mit jeweils 4-7 Mitgliedern) für die Cluster mit den höchsten Stimmzahlen
• Stell den Gruppen Materialien zur Verfügung (Poster-Template, Haftnotizen, Filzstifte)
• Lass die Gruppen je eine*n Protokollant*in aus ihrer Mitte wählen

Feedback diskutieren (AG) [25 Minuten]

• Lass die Arbeitsgruppen das Feedback und ihre Gedanken und Vorschläge diskutieren
• Bitte die Protokollant*innen, aufkommende Ideen oder Fragen auf Flipchart-Papier festzuhalten
• Bitte die Arbeitsgruppe, sich einen Namen für ihre Gruppe auszudenken, damit ihre Poster nicht verwechselt werden und die Ergebnisse in den verschiedenen Phasen des Prozesses leichter dokumentiert werden können

Ideen priorisieren (AG) [5 Minuten]

• Lass die Arbeitsgruppen über die wichtigsten notierten Ideen via Dot Voting abstimmen

Ergebnisse teilen (TG) [10 Minuten]

• Bitte die Arbeitsgruppen, einen kurzen Bericht über ihre Ergebnisse zu geben
• Keine Diskussion! — Das ist wichtig, um im Zeitrahmen zu bleiben

Durchführung

• Vorstellungsrunde nicht überspringen: Die Themengruppen kommen in dieser Session zum ersten Mal zusammen. Die Vorstellungsrunde zu Beginn ist die erste Möglichkeit, eine Arbeitsbeziehung zueinander aufzubauen. Das ist kein Zeitverlust, sondern eine Investition.
• Feedback physisch zugänglich machen: Bringe die Pinnwände mit dem Feedback aus dem Plenum in die Gruppenarbeitsräume. Die Teilnehmenden sollten die Original-Haftnotizen sehen und anfassen können.
• Clustering aktiv moderieren: Hilf der Gruppe beim Clustern, indem du Vorschläge machst und nachfragst. Achte darauf, dass nicht eine Person allein die Cluster bestimmt.
• AG-Größe beachten: Idealerweise 4-7 Mitglieder pro AG. Zu kleine Gruppen haben zu wenig Perspektiven, zu große werden schwer zu moderieren.
• Aufmerksamkeit verteilen: Als Facilitator*in leitest du die Session auf TG-Ebene und verteilst dann deine Aufmerksamkeit auf die AGs, wenn sich die Gruppe aufteilt. Schau regelmäßig bei allen AGs vorbei.
• Gruppennamen: Die Bitte, sich einen Gruppennamen auszudenken, hat einen praktischen und einen sozialen Zweck — es erleichtert die Dokumentation und stärkt die Gruppenidentität.

Rollen

• Facilitator*in: Leitet die Session auf TG-Ebene und verteilt seine/ihre Aufmerksamkeit auf die AGs, wenn sich die Gruppe aufteilt. Achtet auf Zeitmanagement und stellt sicher, dass alle Stimmen gehört werden.
• Protokollant*in (AG): Sobald die AGs gebildet sind, wird unter den Mitgliedern jeder AG ein*e Protokollant*in gewählt. Die benannte Person notiert alle aufkommenden Ideen oder Fragen auf Flipchart-Papier.

Online-Anpassung

Dieser Schritt ist vollständig online adaptierbar:

• TG/AG-Struktur: Nutze digitale Breakout-Räume, um die Struktur von Themengruppen und Arbeitsgruppen abzubilden. Die TG ist der Hauptraum, die AGs werden als Breakout-Räume eingerichtet.
• Clustering und Dot Voting: Digitale Whiteboards wie Excalidraw eignen sich für das Clustering (Drag & Drop von Haftnotizen); für das Dot Voting bietet sich Particify an. Das funktioniert digital sogar effizienter als physisch.
• Diskussionsnotizen: Etherpad oder ähnliche Tools für die AG-Diskussionsnotizen, sodass alle gleichzeitig sehen können, was notiert wird.
• Stille Reflexion einbauen: Beginne mit einer Phase stiller Solo-Reflexion (Brainwriting), bevor die Gruppendiskussion startet. Das reduziert Gruppendenken und gibt auch Introvertierten Raum.
• Tipp: Bereite die digitalen Boards vorab mit den Feedback-Haftnotizen aus Schritt 2 vor, sodass die Gruppen direkt mit dem Clustern beginnen können.

Ohne initialen Entwurf

Wenn ihr ohne bestehenden Entwurf arbeitet, wird dieser Schritt generativer:

• Das Clustering kann Themen hervorbringen, die die “Themen” für den Rest des Prozesses werden
• Statt Feedback zu einem bekannten Vorschlag zu interpretieren, identifizieren die Teilnehmenden die Landschaft der Anliegen und Bestrebungen
• Die Arbeitsgruppen bilden sich um die emergenten Themen, nicht um vordefinierte Aspekte eines Entwurfs
• Der Schritt wird explorativer: “Was sind die wichtigsten Themen, die wir adressieren müssen?” statt “Was sagt das Feedback zum bestehenden Entwurf?”

Fallstudie: WMS24

Auf dem WMS24 sammelten die Teilnehmenden beim ersten Gallery Walk Feedback zur Bewegungs-Charta, dem ursprünglichen Governance-Entwurf. Dieses Feedback war der Input für diese Session.

Mit Hilfe von Pinnwänden brachten wir das Feedback in die Gruppen-Arbeitsräume, wo es von den Themengruppen gebündelt und dann in kleineren, selbstorganisierten Arbeitsgruppen diskutiert wurde.

Die Themengruppen kamen in dieser Session zum ersten Mal in einem Raum zusammen — die erste Möglichkeit, eine Arbeitsbeziehung zueinander aufzubauen. Dabei half die Vorstellungsrunde zu Beginn der Session. Dieser Moment des ersten Zusammenkommens war entscheidend für die Qualität der späteren Zusammenarbeit.