Überblick
Dieser Schritt ist die operative Brücke zwischen der inhaltlichen Finalisierung und der Abstimmung. Das Moderationsteam sammelt die fertigen Vorschläge ein, tippt sie ab, bringt sie in eine einheitliche Form und überträgt sie sowohl in die Präsentation als auch in die Online-Umfrage. Klingt einfach, erfordert aber hohe Konzentration und gute Koordination — Fehler hier wirken sich direkt auf die Abstimmung aus.
Agenda
Endgültige Vorschläge einsammeln — 5 Minuten
- Sammle die finalisierten Vorschläge vom Kohärenzteam ein
Vorschläge in einem Dokument erfassen — 30 Minuten
- Vorschläge abtippen und in einem gemeinsamen Dokument sammeln
- Wenn das Kohärenzteam in der Lage war, die Vorschläge in Themen zu gruppieren, verwende diese Themen, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der die Vorschläge präsentiert werden
- Der Zeitaufwand für diesen Schritt richtet sich nach der Anzahl der zu erfassenden Vorschläge
Vorschläge in Präsentation und Umfrage einfügen — 20 Minuten
- Kopiere die Vorschläge, füge sie nacheinander in die Präsentation ein und passe die Formatierung an
- Kopiere die Vorschläge und füge sie nacheinander in die Umfrage-App ein:
- Die Umfrage kann mit Platzhaltervorschlägen (z.B. “Vorschlag 1”) vorbereitet werden, so dass die Antwortoptionen bereits ausgefüllt werden können
- Ersetze dann den Platzhaltertext durch den Vorschlagstext und achte darauf, dass die Reihenfolge in Präsentation und Umfrage übereinstimmt
Durchführung
Das ist Teamarbeit unter Zeitdruck. Teile die Arbeit klar auf: Schreibkräfte tippen die Vorschläge ab, Kopierer übertragen sie in Präsentation und Umfrage. Die Lead-Facilitator*innen behalten den Überblick und prüfen die Ergebnisse.
Wichtige Hinweise:
- Stelle sicher, dass die Reihenfolge der Vorschläge in Präsentation und Umfrage exakt übereinstimmt
- Bereite die Umfrage vorab mit Platzhaltern vor, um Zeit zu sparen
- Prüfe den gesamten Ablauf der Umfrage vorher durch — nichts ist frustrierender als technische Probleme während der Abstimmung
- Vergewissere dich, dass euer Zugang zur Umfrage-App alle erforderlichen Funktionen enthält
Rollen
- Lead-Facilitator*innen: Leiten die Session und koordinieren die Arbeit
- Schreibkräfte: Tippen alle Vorschläge ab
- Kopierer: Kopieren alle Vorschläge und fügen sie in die Umfrage-App und die Präsentation ein
Online-Anpassung
Dieser Schritt ist online besser als in Präsenz. Der größte Vorteil: Die Vorschläge liegen bereits digital vor — es muss nichts von handgeschriebenen Haftnotizen abgetippt werden. Die Vorschläge fließen direkt aus den kollaborativen Dokumenten in die Umfrage-App und die Präsentation.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Übertragungsfehler erheblich. Trotzdem: Prüfe die Konsistenz zwischen Dokument, Präsentation und Umfrage sorgfältig.
Ohne initialen Entwurf
Funktioniert identisch. Die Anzahl der Vorschläge kann bei einem Prozess ohne Vorlage größer sein, was mehr Zeit für das Abtippen und Einfügen erfordert. Plane entsprechend.
Fallstudie: WMS24
Hier ging es hart auf hart auf dem WMS24 — das Team hatte den Zeitaufwand für diesen Schritt unterschätzt. Die Breakout-Facilitator*innen halfen beim Abtippen der Vorschläge, die auf großen Haftnotizen festgehalten waren.
Das Kopieren und Einfügen jedes einzelnen Vorschlags in die Online-Umfrage war eine mühsame Aufgabe und erforderte viel Konzentration, um Fehler zu vermeiden.
Lernerkenntnis: Vergewissere dich, dass euer Zugang zur Umfrage alle erforderlichen Funktionen enthält. Gehe den gesamten Prozess im Vorhinein durch, um sicherzustellen, dass er reibungslos abläuft. Bereite die Umfrage mit Platzhaltern vor, damit du am Tag selbst nur noch den Text austauschen musst.